Offene Forderungen – So behalten Sie den Überblick

Verspätete Zahlungen sind mehr als ärgerlich. Sie bringen nicht nur Ihre betrieblichen Abläufe ins Stocken, sondern können die Liquidität Ihres Unternehmens gefährden und im schlimmsten Fall sogar existenzbedrohend sein. Vollständig lässt sich die Gefahr von Forderungsausfällen nicht bannen; mit einem stringenten und effizienten Forderungsmanagement ist jedoch ein großer Schritt zur Vermeidung potenzieller Risiken getan. Neben organisatorischen Mitteln erfahren Sie in unserem Artikel heute, welche Maßnahmen Sie im Bereich der Risikoprävention und im Mahnwesen ergreifen können, um künftig Zahlungsausfälle zu vermeiden und den Überblick über Ihre offenen Forderungen nicht mehr zu verlieren.

Organisation

Die Aufgaben und Zuständigkeiten für die Rechnungsstellung und -prüfung sowie das Debitorenmanagement müssen nicht nur klar verteilt, sondern in Ihren betrieblichen Alltag auch fest integriert sein und umgesetzt werden. Hierfür ist ein aussagefähiges Berichtswesen unbedingt nötig. Dazu muss vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung bis zur Fälligkeit der Geldeingang regelmäßig geprüft werden. Rechnungen sollten sofort nach Leistungserbringung gestellt sowie versendet und Ihre Kunden durch Skontonutzung zum schnellen Zahlen animiert werden.

Bildquelle: pixabay.com / AlexanderStein
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Risikoprävention

Um mögliche Zahlungsausfälle und -verzögerungen von Vornherein zu vermeiden, empfiehlt es sich eine Bonitätsprüfung bei Neukunden durchzuführen. Überprüfen Sie am besten jährlich, ob sich die Bonitätseinstufung Ihrer Kunden verändert hat, um auffällige Signale und Informationen stringent zu verarbeiten. Während für Kunden mit unzureichender Bonität keine Kredite eingeräumt werden sollten, ist es ratsam für alle anderen Kunden klare Lieferantenkreditlimite einzurichten. Bearbeiten und vermerken Sie Auffälligkeiten und Informationen, die Ihnen bei der Kundenbeurteilung helfen, konsequent systemseitig. Das erleichtert es Ihnen zugleich, Forderungsausfälle und Zahlungsverzögerungen in der Finanz- und Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. Sind bereits überfällige Rechnungen aufgetreten und das Kundenlimit überschritten worden, sollten Sie Liefersperren konsequent einhalten.

Mahnung

Ist eine Fälligkeitsüberschreitung aufgetreten, sollten Sie zeitnah, maximal 5 Tage nach der Überschreitung der Fälligkeit, mit dem Mahnen beginnen. Wichtig ist ein strukturiertes Mahnwesen mit maximal zwei Mahnungen in festen Zyklen. Erfolgt die Zahlung zum vereinbarten Zeitpunkt nicht, machen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen geltend. Nehmen Sie, wenn die Möglichkeit besteht, nach der ersten Mahnung telefonisch Kontakt zu dem Schuldner auf. Das bringt ihn dazu, Ihnen einen plausiblen Grund für den Zahlungsverzug zu nennen.

Bildquelle: pixabay.com / AlexanderStein / http://pixabay.com/de/geld-euro-m%C3%BCnze-m%C3%BCnzen-geldscheine-167741/

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